Einrichtung eines E-Mail-Postfachs für den automatischen Rechnungsimport

Mit dem automatischen Rechnungsimport kann Biquanda eingehende Rechnungen direkt aus einem E-Mail-Postfach abrufen und verarbeiten. Hierfür muss ein eigenes Postfach eingerichtet werden, das ausschließlich für den Empfang von Eingangsrechnungen verwendet wird.

Die Konfiguration erfolgt im WPF Client als Administrator unter:

Administration → System → Konfiguration → Rechnungen → E-Mail

Voraussetzungen

Vor der Einrichtung benötigen Sie folgende Informationen Ihres E-Mail-Administrators bzw. Microsoft-365-Administrators:

• Hostname des Mailservers
• Port
• Verbindungssicherheit
• Mandanten-ID (Tenant ID)
• Client-ID der registrierten Azure-Anwendung
• Client Secret
• E-Mail-Adresse des Postfachs

Hinweis

Für Microsoft 365 wird die Authentifizierung über OAuth 2.0 empfohlen. Die erforderlichen Werte (Mandanten-ID, Client-ID und Client Secret) müssen zuvor im Microsoft Entra Admin Center (Azure Active Directory) eingerichtet werden.

Konfiguration

Tragen Sie die Zugangsdaten des Postfachs in den entsprechenden Feldern ein.

Feld	Beschreibung
Mail-Dienst	Wählen Sie den verwendeten Maildienst, z. B. Microsoft Exchange oder IMAP.
Host	Adresse des Mailservers, beispielsweise outlook.office365.com.
Port	Port des Mailservers. Für IMAP über SSL/TLS wird in der Regel Port 993 verwendet.
Verbindungssicherheit	Verschlüsselung der Verbindung, z. B. SSL/TLS.
Mandanten-ID	Tenant-ID Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
Client-ID	ID der registrierten Azure-Anwendung.
Postfach	E-Mail-Adresse des Postfachs, aus dem Rechnungen importiert werden.
Client Secret	Geheimnis der registrierten Azure-Anwendung zur Authentifizierung.

Verbindung testen

Nachdem alle Daten eingetragen wurden, klicken Sie auf Verbindung testen.

Ist die Konfiguration korrekt, kann Biquanda eine Verbindung zum Postfach herstellen. Eventuelle Fehlermeldungen weisen auf fehlerhafte Zugangsdaten, fehlende Berechtigungen oder eine nicht erreichbare Mailserver-Konfiguration hin.

Konfiguration speichern

Speichern Sie die Einstellungen anschließend mit Speichern.

Ab diesem Zeitpunkt verwendet Biquanda das konfigurierte Postfach für den automatischen Abruf eingehender Rechnungen.

Rechnungseingang leeren

Mit der Schaltfläche Rechnungseingang leeren können alle aktuell im Rechnungseingang befindlichen E-Mails bzw. zu importierenden Rechnungen entfernt werden.

Achtung

Diese Funktion sollte nur verwendet werden, wenn bereits importierte oder fehlerhafte E-Mails aus dem Rechnungseingang entfernt werden sollen. Die betroffenen E-Mails können anschließend nicht erneut verarbeitet werden.

Von Biquanda angelegte Postfächer

Nach der Einrichtung des Rechnungseingangs legt Biquanda automatisch mehrere Unterordner im Postfach an. Diese dienen dazu, den Status eingegangener Rechnungen nachzuverfolgen und den Importprozess zu organisieren.

Postfach	Beschreibung
Inbox	Eingang für neue E-Mails mit Rechnungen. Biquanda überwacht diesen Ordner regelmäßig und verarbeitet neu eingegangene Nachrichten automatisch.
Queued	Die E-Mail wurde aus dem Inbox-Ordner ausgelesen und befindet sich in der Warteschlange zur weiteren Verarbeitung.
Review	Die Rechnung wurde verarbeitet und befindet sich in der Importprüfung. In diesem Zustand kann sie überprüft, ergänzt oder korrigiert werden, bevor sie endgültig übernommen wird.
Processed	Die Rechnung wurde erfolgreich importiert und verarbeitet. Die zugehörige E-Mail wird in diesen Ordner verschoben.
Failed	Die Rechnung konnte nicht importiert werden und wurde verworfen. Ursachen können beispielsweise beschädigte Anhänge, nicht unterstützte Dateiformate oder andere Verarbeitungsfehler sein. Die E-Mail wird zur Nachverfolgung in diesem Ordner abgelegt.

Hinweis

Die automatische Verschiebung der E-Mails in diese Ordner erleichtert die Nachverfolgung des Importstatus und verhindert, dass bereits verarbeitete Rechnungen mehrfach importiert werden.

Ablauf des automatischen Rechnungsimports

Der automatische Rechnungsimport erfolgt in mehreren Schritten. Während des gesamten Prozesses verschiebt Biquanda die E-Mail zwischen den verschiedenen Postfächern, sodass der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit nachvollzogen werden kann.

1. Abruf der E-Mail

Biquanda überwacht den Inbox-Ordner des konfigurierten Postfachs. Neue E-Mails werden automatisch abgeholt und aus dem Posteingang entfernt.

2. Warteschlange

Nach dem Abruf wird die E-Mail in den Ordner Queued verschoben. In diesem Status wartet sie auf die Verarbeitung durch den Rechnungsimport.

3. Verarbeitung

Biquanda analysiert die E-Mail und verarbeitet die enthaltenen Rechnungen.

Je nach Rechnungsformat erfolgt der Import auf unterschiedliche Weise:

• PDF-Rechnung
  Die Rechnung wird mithilfe einer KI analysiert. Dabei werden relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und weitere Rechnungsdaten erkannt und für den Import übernommen.

• E-Rechnung
  Liegt eine elektronische Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vor, werden die strukturierten Rechnungsdaten direkt aus der E-Rechnung übernommen. Eine KI-Erkennung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

4. Ergebnis der Verarbeitung

Nach Abschluss der Verarbeitung gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

Rechnung erfolgreich verarbeitet

Konnte die Rechnung vollständig verarbeitet werden, wird sie automatisch in Biquanda importiert. Die zugehörige E-Mail wird anschließend in den Ordner Processed verschoben.

Rechnung muss geprüft werden

Kann die Rechnung nicht eindeutig verarbeitet werden oder ist eine manuelle Kontrolle erforderlich, wird sie in der Importprüfung angelegt. Die zugehörige E-Mail wird in den Ordner Review verschoben. Sie kann dann nachträglich in Biquanda in der Rechnungsprüfung geprüft und importiert werden.

Fehlschlägt die Verarbeitung vollständig (z. B. aufgrund eines ungültigen Anhangs oder eines nicht unterstützten Dateiformats), wird die E-Mail in den Ordner Failed verschoben.

Voraussetzungen in den Stammdaten

Damit Biquanda eingehende Rechnungen möglichst automatisch zuordnen und den richtigen Rechnungsprüfer ermitteln kann, müssen die Stammdaten vollständig gepflegt sein.

Die Erkennung erfolgt anhand der Informationen in den Mitarbeiterunternehmenselementen und Projektunternehmenselementen. Fehlende oder unvollständige Stammdaten können dazu führen, dass Rechnungen nicht automatisch verarbeitet werden können und in der Importprüfung landen.

Erforderliche Angaben im Projektunternehmenselement

Für den automatischen Rechnungsimport sollten in den Unternehmenselementen grundsätzlich die Standortdaten vollständig hinterlegt sein. Im Projektunternehmenselement müssen außerden die folgenden Felder gepflegt sein:

Feld	Beschreibung
Verweis zu Mitarbeiter-Unternehmenselement	Ordnet das Projekt einem Mitarbeiter-Unternehmenselement zu und dient der Ermittlung weiterer Stammdaten.
Verweis zu Gesellschaft	Gesellschaft, der das Projekt zugeordnet ist.
Rechnungsprüfer	Legt fest, wie der Rechnungsprüfer bestimmt wird.
Zuständiger für neue Eingangsrechnungen	Standardmäßiger Rechnungsprüfer für neu importierte Eingangsrechnungen.
Standardprojekt Rechnungsimport	Projekt, dem Rechnungen zugeordnet werden, wenn keine eindeutige Projektzuordnung möglich ist.

Ermittlung des Rechnungsprüfers

Für die Ermittlung des Rechnungsprüfers stehen zwei Varianten zur Verfügung:

• Projektbezogen
  Der Rechnungsprüfer ist der Projektleiter des ermittelten Projekts.

• Standortbezogen
  Der Rechnungsprüfer wird über den im Unternehmensstandort hinterlegten Rechnungsprüfer ermittelt.

Empfehlung

Pflegen Sie alle relevanten Stammdaten vollständig und aktuell. Je vollständiger die Projekt-, Mitarbeiter- und Gesellschaftsdaten sind, desto höher ist die Quote der automatisch verarbeiteten Rechnungen und desto seltener ist eine manuelle Nachbearbeitung in der Importprüfung erforderlich.

Importprüfung Rechnungseingang

Die Importprüfung dient zur Kontrolle aller Rechnungen, die nicht vollständig automatisch importiert werden konnten oder vor dem Import manuell geprüft werden sollen. Sie ist im Biquanda Web-Interface unter Finanzbuchhaltung -> Rechnungsprüfung zu finden.

Hier können die von Biquanda erkannten Rechnungsdaten überprüft, ergänzt oder korrigiert werden. Anschließend kann die Rechnung importiert oder verworfen werden.

Ablauf

Rechnungen gelangen automatisch in die Importprüfung, wenn sie während des automatischen Imports nicht eindeutig verarbeitet werden konnten. Die zugehörige E-Mail wird dabei in den Ordner Review des konfigurierten Postfachs verschoben.

In der Importprüfung können Sie:

• die erkannte Rechnung anzeigen,
• die ausgelesenen Rechnungsdaten überprüfen,
• fehlende Informationen ergänzen,
• fehlerhafte Zuordnungen korrigieren,
• den Import durchführen oder
• die Rechnung verwerfen.

Funktionen

Funktion	Beschreibung
Protokoll öffnen	Öffnet das Verarbeitungsprotokoll der ausgewählten Rechnung. Dieses enthält Informationen über den Importvorgang sowie mögliche Fehler oder Hinweise.
Rechnung manuell importieren	Importiert eine Rechnung manuell, ohne den automatischen E-Mail-Import zu verwenden.
Kompaktansicht	Wechselt zwischen der Standard- und einer platzsparenden Darstellung der Importprüfung.
Rechnung importieren & Öffnen	Importiert die Rechnung und öffnet anschließend die erzeugten Eingangsrechnung in Biquanda.
Importieren & Weiter	Importiert die aktuelle Rechnung und öffnet direkt den nächsten Eintrag in der Importprüfung.
Rechnung verwerfen	Verwirft die ausgewählte Rechnung. Sie wird nicht nach Biquanda importiert und die zugehörige E-Mail wird in den Ordner Failed verschoben.

Hinweise

• Überprüfen Sie insbesondere Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Projektzuordnung und Kostenstellen.
• Ergänzen Sie fehlende Informationen vor dem Import, damit die Eingangsrechnung vollständig angelegt wird.
• Erst nach dem Import steht die Rechnung im Modul Eingangsrechnungen für die weitere Bearbeitung und Freigabe zur Verfügung.