Importprüfung

In der Ansicht Importprüfung werden Eingangsrechnungen aus dem E-Mail-Postfach für den automatischen Eingangsrechnungsimport dargestellt, bei denen Unstimmigkeiten oder Fehler erkannt wurden. Hier können Eingangsrechnungen vor dem Import geprüft, Stammdaten aktualisiert und Rechnungsdetails angepasst bzw. korigiert werden. Im Anschluss kann man die Eingangsrechnung in Biquanda importieren.

Typischer Ablauf:

• Rechnung aus der Warteschlange auswählen
• Validierung prüfen (Infos / Warnungen / Fehler)
• Abgleich / Zuordnung (Kontakt, Gesellschaft, Rechnungsdetails)
• Import ausführen oder Rechnung verwerfen

Aufbau der Ansicht

Die Ansicht ist in drei Bereiche gegliedert:

• Warteschlange
• Rechnungsdetails und Warnungen / Fehler
• Rechnungsdokument

Warteschlange

Auf der linken Seite werden die Eingangsrechnungen angezeigt die Warnungen oder Fehler enthalten, und daher noch nicht aus dem E-Mail-Postfach importiert wurden. Pro Karteikarte werden folgende Informationen angezeigt:

• Rechnungsnummer und Typ des Rechnungsdokuments
• Absender-Adresse
• E-Mail-Betreff
• Rechnungsanhang
• Gesellschaft des Absenders
• Zeitpunkt des versuchten Imports

Aktive Rechnung: Der aktuell geöffnete Eintrag ist hervorgehoben.

Prüfformular

Der mittlere Bereich dient der Prüfung und Korrektur der erkannten Daten.

Lieferant

Hier sieht man den erkannten Rechnungskontakt und dessen Gesellschaft.

Kontakt / Gesellschaft

Darunter sieht man eine Gegenüberstellung der Gesellschaftsdaten aus Biquanda und der Daten aus der Rechnung:

• Straße
• PLZ
• Stadt
• E-Mail
• Lieferantennummer
• USt-IdNr.
• Steuernummer
• Bankverbindungen/IBAN

Abweichungen werden visuell hervorgehoben und rot dargestellt, Übereinstimmungen und Ergänzungen (das Feld ist in der Gesellschaft leer, in der Rechnung aber vorhanden) werden grün dargestellt. Wenn man auf der rechten Seite mit der Maus über eine Abweichung oder Ergänzung fährt, kann man die jeweilige Zeile in die Gesellschaft in Biquanda übernehmen.

Rechnungsdetails

• Pflichtfelder sind mit * markiert
• Felder:
  • Projekt
  • Zahlungsziel / Zahlungsbedingungen
  • Rechnungsnummer / Rechnungsdatum
  • Bestellnummer / Bestelldatum
  • Netto / Brutto
  • Empfängerfirma
  • Zuständiger in Biquanda

Rechnungsempfänger

• Empfängerfirma
• Zuständiger (Mitarbeiter)

Protokoll des Imports

Hier sieht man den chronologischen Ablauf des Imports. Hier findet man die konkreten Gründe, warum der Import fehlgeschlagen ist. Es gibt folgende Typen von Einträgen:

• Info: Informationen zu Schritten die durchgeführt wurden.
• Warnung: Informationen zu Schritten die den Rechnungsimport nicht verhindern, aber gegebenenfalls überprüft werden sollten.
• Fehler: Informationen zu Fehlern, die beim Import aufgetreten sind.

Mit den Schaltflächen über dem Protokoll kann man die Informationen nach einem bestimmten Typ filtern.

Dokumentvorschau

Rechts ist die PDF-Vorschau des originalen Rechnungsdokuments. Hier kann man die Daten mit den erkannten Rechnungsdetails abgleichen.

Aktionen in der Kopfleiste

Oben findet man die wichtigsten Aktionen:

• Protokoll öffnen
  Öffnet das Import-/Validierungsprotokoll für alle Rechnungen (was wurde erkannt, welche Fehler / Warnungen entstanden, war der Import erfolgreich).

• Rechnung manuell importieren
  Startet den manuellen Import einer Rechnung. Hier kann eine PDF-Rechnung hochgeladen werden (nützlich, wenn die automatische Zuordnung nicht greift).

• Kompaktansicht
  Schaltet auf eine reduzierte Darstellung um. Die linke Warteschlange wird ausgeblendet. Man kann mit Buttons durch die verschiedenen Rechnungen scrollen.

• Rechnung importieren & Öffnen
  Importiert die Rechnung und öffnet anschließend die importierte Rechnung in Biquanda.

• Importieren & Weiter
  Importiert die Rechnung und springt direkt zur nächsten Rechnung in der Warteschlange.

• Rechnung verwerfen
  Verwirft die Rechnung aus der Warteschlange (typisch: Spam, Dublette, falscher Empfänger, nicht importierbar).
  Hinweis: Je nach Konfiguration kann „Verwerfen“ auch einen Status setzen statt physisch zu löschen.