Wordvorlagen
Die Ansicht „Wordvorlagen“ dient zur Verwaltung von Word-Dokumentvorlagen innerhalb von Biquanda.
Die Vorlagen sind unternehmenspezifisch organisiert.
Über diese Funktion lassen sich beispielsweise Angebots-, Brief- oder Rechnungsvorlagen zentral verwalten.
Aufbau der Ansicht
Die Ansicht ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Unternehmensliste | Auswahl des Unternehmens, für das Vorlagen angezeigt werden sollen |
| Vorlagenbereich | Verwaltung der Vorlagen und Gruppen des ausgewählten Unternehmens |
Projektliste
Im linken Bereich werden alle verfügbaren Unternehmen angezeigt.
Funktionen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Unternehmen auswählen | Lädt die zugehörigen Wordvorlagen des ausgewählten Unternehmens |
| Suche | Suchen nach Vorlagen / Gruppierungen |
Vorlagenbereich
Im rechten Bereich werden die Vorlagen des ausgewählten Unternehmens angezeigt.
Die Darstellung erfolgt als Baumstruktur mit:
- Gruppen
- Untergruppen
- einzelnen Wordvorlagen
Schaltflächen
Neue Gruppe
Erstellt eine neue Vorlagengruppe unterhalb des aktuell ausgewählten Bereichs.
Typische Verwendung:
- Angebote
- Briefe
- Berichte
- Formulare
Neue Word-Vorlage
Erstellt eine neue Wordvorlage innerhalb der ausgewählten Gruppe.
Beim Anlegen einer neuen Vorlage stehen folgende Angaben zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Wordvorlage. Die Bezeichnung wird zur Identifikation der Vorlage innerhalb von Biquanda verwendet. |
| Datei | Hier wird die Word-Datei (.docx) hochgeladen, die als Vorlage verwendet werden soll. |
| Vorlagentyp | Über „Sonstiges“ oder „Rechnung“ wird festgelegt, welchem Vorlagentyp die Wordvorlage zugeordnet ist. |
| Dateinamensmuster | Legt fest, nach welchem Muster der Dateiname eines aus der Vorlage erzeugten Dokuments aufgebaut wird. |
Dateinamensmuster
Über das Dateinamensmuster kann festgelegt werden, wie der Dateiname des erzeugten Dokuments zusammengesetzt wird.
Hierfür stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Die Platzhalter können über die entsprechenden Schaltflächen in das Dateinamensmuster eingefügt werden.
Verfügbare Platzhalter sind:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| ID | ID des Dokuments bzw. Datensatzes |
| InvoiceNumber | Rechnungsnummer |
| InvoiceDate | Rechnungsdatum |
| EvaluationPeriod | Auswertungsperiode |
| Recipient | Empfänger |
| CompanyName | Firmenname |
| City | Ort |
| CustomerReference | Kundenreferenz |
| Designation | Bezeichnung |
| ProjectName | Projektname |
| ProjectNumber | Projektnummer |
| Responsible | Verantwortlicher |
Die Platzhalter werden beim Erzeugen des Dokuments durch die jeweils zugehörigen Daten ersetzt.
Beispiel für ein Dateinamensmuster:
{ProjectNumber}_{ProjectName}_{InvoiceNumber}
Daraus kann beispielsweise folgender Dateiname entstehen:
P-10025_Projekt Muster_2026-1234.docx
Vorlage anlegen
- Geben Sie unter „Bezeichnung“ einen Namen für die Vorlage ein.
- Wählen Sie unter „Datei“ die gewünschte Word-Datei aus.
- Wählen Sie den entsprechenden Vorlagentyp.
- Legen Sie optional ein Dateinamensmuster fest.
- Klicken Sie auf „Anlegen“, um die Vorlage zu erstellen.
Mit „Abbrechen“ wird der Dialog geschlossen, ohne eine neue Vorlage anzulegen.
### Bearbeiten
Öffnet die aktuell ausgewählte Vorlage oder Gruppe zur Bearbeitung.
### Löschen
Entfernt die ausgewählte Vorlage oder Gruppe.
Beim Löschen von Gruppen werden enthaltene Vorlagen ebenfalls entfernt.
### Herunterladen
Lädt die ausgewählte Wordvorlage lokal herunter.
## Vorlagenstruktur
Die Vorlagen werden hierarchisch dargestellt.
Beispiel:
```text
Projekte
├── Brief
├── Angebot-Test
└── Gruppe
└── Vorlage