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Stammdaten-Export

Die Ansicht „Excel-Export – Stammdaten“ ermöglicht es, Stammdaten aus Biquanda (z. B. Gesellschaften, Kontakte, Mitarbeiter, Projekte) in eine Excel-Datei zu exportieren.
Die so erzeugten Dateien kannst man z. B. für Auswertungen, Serienbriefe oder Importe in Drittsysteme verwenden.

Aufbau der Ansicht​

Oben in der Ansicht findest du:

  • Vorschau aktualisieren
    Erstellt auf Basis der aktuellen Einstellungen eine Vorschau der Daten im unteren Tabellenbereich.

  • Exportieren (Excel)
    Erstellt eine Excel-Datei mit genau den Datensätzen und Spalten aus der Vorschau und lädt sie herunter.

  • Excel-Vorlage
    Exportiert die Daten in eine vom Benutzer bereitgestellte Excel-Vorlagen.

Nur aktive Stammdaten

  • Schalter Ein/Aus
  • Ist der Schalter aktiv, werden nur Datensätze exportiert, die nicht inaktiv sind.
  • Bei deaktiviertem Schalter werden auch inaktive Stammdaten berücksichtigt.

Stammdatentypen

  • Mögliche Stammdaten:
    • Gesellschaft
    • Kontakt
    • Mitarbeiter
    • Projekt
  • Hier legst du fest, welche Art von Stammdaten exportiert werden sollen.

Felddefinitionen

  • Öffnet einen Dialog, in dem du festlegst, welche Spalten in der Excel-Datei enthalten sein sollen (z. B. Name, Nummer, Kostenstelle, Status, …).

Im unteren Bereich befindet sich der Abschnitt „Vorschau“:

  • Zeigt die Datensätze mit genau den Spalten, die über Felddefinitionen ausgewählt wurden.
  • Dient als Kontrolle, bevor der Export gestartet wird.

Excel-Vorlagen nutzen​

Mit Excel-Vorlagen kann man den Export in eine vordefinierte Excel-Vorlage vorgenommen werden.

Vorlage verwenden​

  • Klicken Sie oben auf „Excel-Vorlage“.
  • Wählen Sie eine vorhandene Vorlage von Ihrer Festplatte aus.
  • Danach wird die Vorlage mit den Daten wieder heruntergeladen.

Tipps & Hinweise​

  • Große Datenmengen:
    Wenn sehr viele Datensätze exportiert werden, kann die Vorschau länger dauern. Der tatsächliche Export enthält trotzdem alle Datensätze entsprechend der eingestellten Filter.
  • Berechtigungen:
    Man kann nur die Stammdaten exportieren, für die man in Biquanda Leserechte hat.