Kosten & Umsätze
Die Ansicht „Kosten & Umsätze“ dient der Verwaltung und Bearbeitung von verschiedenen abrechnungsbezogenen Prozessen wie z.B. Rechnungen und internen Verrechnungen. Diese Prozesse sind relevant für Buchhaltung, Projektcontrolling sowie das Reisekostenmanagement.
Verfügbare Prozesse
In dieser Ansicht stehen dir folgende Prozesse zur Verfügung:
- Ausgangsrechnung – Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen an Kunden.
- Bestellung – Erfassung von Bestellungen für Dienstleistungen, Materialien oder Fremdleistungen.
- Eingangsrechnung – Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen von Lieferanten.
- Interne Verrechnung – Abbildung von Kostenverteilungen innerhalb des Unternehmens (z. B. zwischen Abteilungen).
- Reisekostenabrechnung – Abrechnung von Reisespesen nach erfolgter Dienstreise.
Funktionen
Im oberen Bereich der Seite findest du zwei zentrale Schaltflächen:
- Eingangsrechnung erstellen – Öffnet ein neues Formular zur Erfassung einer Eingangsrechnung.
- Rechnung manuell importieren – Ermöglicht das Hochladen und automatische Auslesen elektronischer Rechnungsdateien mittels KI (z. B. XRechnung, PDF-Rechnung).
Filterbereich
Direkt und den Schaltflächen befindet sich der Filterbereich. Folgende Filtermöglichkeiten sind vorhanden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Filtert nach einer spezifischen ID eines Vorgangs |
| Prozess | Einschränkung auf einen bestimmten Prozess (z. B. Eingangsrechnung) |
| Status | Filtert nach dem aktuellen Status des Vorgangs |
| Projekt | Einschränkung auf ein Projekt |
| Gesellschaft | Filtert nach einer Gesellschaft |
| Zuständiger | Anzeige von Vorgängen eines bestimmten Verantwortlichen |
| Gestartet von | Filtert nach dem Benutzer, der den Vorgang gestartet hat |
| Nur aktive Vorgänge | Zeigt ausschließlich aktive (nicht abgeschlossene) Vorgänge |
| Zeitraumfilter | Zeitliche Einschränkung der angezeigten Daten |
Rechnungsdatei importieren
Über die Schaltfläche „Rechnung manuell importieren“ kann man elektronische Rechnungsdateien direkt hochladen und automatisch verarbeiten lassen.
Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog mit folgenden Optionen:
- Rechnungsdatei auswählen – Hier wählst du die zu importierende Datei aus (unterstützt werden XML-Dateien im Format XRechnung sowie PDF-Rechnungen mit eingebetteten Rechnungsdaten).
- Neuen Lieferanten beantragen – Öffnet ein separates Formular, um einen neuen Lieferanten anzulegen, falls dieser in Biquanda noch nicht vorhanden ist.
- Dokument darstellen – Zeigt eine Vorschau der importierten Datei an (z. B. Rechnungsdaten und erkannte Positionen).
Lieferant und Gesellschaft
Beim Import erkennt Biquanda automatisch den passenden Lieferanten und die Gesellschaft.
Wenn kein Eintrag gefunden wird, gelten folgende Regeln:
Wenn kein Kontakt ausgewählt ist, wird er automatisch ein Lieferant angelegt. Hierfür wird das globale Recht „Kontakte ändern“ benötigt.
Wenn keine Gesellschaft ausgewählt ist, wird sie automatisch angelegt. Es wird das globale Recht „Gesellschaften ändern“ benötigt.
Alternativ kann der Antrag „Neuer Kunde/Lieferant“ verwendet werden.
Datenspalten im Grid
Folgend Spalten sind im Grid verfügbar:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Direkte Suche nach einer eindeutigen Vorgangs-ID |
| Prozess | Auswahl eines bestimmten Prozesses (z. B. nur Eingangsrechnungen) |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Vorgangs |
| Termin | Termin des Vorgangs |
| Status | Filter nach Bearbeitungsstand (z. B. „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“) |
| Projekt | Zugeordnetes Projekt des Vorgangs |
| Gesellschaft | Auswahl der betreffenden Organisationseinheit |
| Zuständiger | Anzeige von Vorgängen, die bestimmten Nutzern zugewiesen sind |
| Gestartet von | Filtert nach dem Nutzer, der den Prozess gestartet hat |
| Erstellt am | Erstellungsdatum des Vorgangs |
| Nur aktive Vorgänge | Blendet abgeschlossene oder stornierte Vorgänge aus |
| Zeitraumfilter | Zeitliche Einschränkung der Anzeige. Filterung nach diversen Daten wie z.B.: Termin, Bestelldatum, Rechnungsdatum etc. |
Hinweis
Bitte beachte, dass nur Benutzer mit entsprechenden Rechten die Funktionen Eingangsrechnung erstellen und E-Rechnung importieren nutzen können.