Kosten & Umsätze

Die Ansicht „Kosten & Umsätze“ dient der Verwaltung und Bearbeitung von verschiedenen abrechnungsbezogenen Prozessen wie z.B. Rechnungen und internen Verrechnungen. Diese Prozesse sind relevant für Buchhaltung, Projektcontrolling sowie das Reisekostenmanagement.

Verfügbare Prozesse

In dieser Ansicht stehen dir folgende Prozesse zur Verfügung:

• Ausgangsrechnung – Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen an Kunden.
• Bestellung – Erfassung von Bestellungen für Dienstleistungen, Materialien oder Fremdleistungen.
• Eingangsrechnung – Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen von Lieferanten.
• Interne Verrechnung – Abbildung von Kostenverteilungen innerhalb des Unternehmens (z. B. zwischen Abteilungen).
• Reisekostenabrechnung – Abrechnung von Reisespesen nach erfolgter Dienstreise.

Funktionen

Im oberen Bereich der Seite findest du zwei zentrale Schaltflächen:

• Eingangsrechnung erstellen – Öffnet ein neues Formular zur Erfassung einer Eingangsrechnung.
• E-Rechnung importieren – Ermöglicht das Hochladen und automatische Auslesen elektronischer Rechnungsdateien (z. B. XRechnung).
• Rechnung aus Dokument erstellen Ermöglicht das Hochladen einer PDF-Rechnung, die mittels KI automatisch erkannt und importiert wird.

Rechnungsdatei importieren

Über die Schaltfläche „Rechnung importieren“ kannst du elektronische Rechnungsdateien direkt hochladen und automatisch verarbeiten lassen.

Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog mit folgenden Optionen:

• Rechnungsdatei auswählen – Hier wählst du die zu importierende Datei aus (unterstützt werden XML-Dateien im Format XRechnung sowie PDF-Rechnungen mit eingebetteten Rechnungsdaten).
• Neuen Lieferanten beantragen – Öffnet ein separates Formular, um einen neuen Lieferanten anzulegen, falls dieser in Biquanda noch nicht vorhanden ist.
• Dokument darstellen – Zeigt eine Vorschau der importierten Datei an (z. B. Rechnungsdaten und erkannte Positionen).

Lieferant und Gesellschaft

Beim Import erkennt Biquanda automatisch den passenden Lieferanten und die Gesellschaft.
Wenn kein Eintrag gefunden wird, gelten folgende Regeln:

Wenn kein Kontakt ausgewählt ist, wird er automatisch ein Lieferant angelegt. Hierfür wird das globale Recht „Kontakte ändern“ benötigt.

Wenn keine Gesellschaft ausgewählt ist, wird sie automatisch angelegt. Es wird das globale Recht „Gesellschaften ändern“ benötigt.
Alternativ kann der Antrag „Neuer Kunde/Lieferant“ verwendet werden.

Filtermöglichkeiten

Die Filterleiste erlaubt eine gezielte Eingrenzung der Datensätze nach folgenden Kriterien:

Spalte	Beschreibung
ID	Direkte Suche nach einer eindeutigen Vorgangs-ID.
Prozess	Auswahl eines bestimmten Prozesses (z. B. nur Eingangsrechnungen).
Status	Filter nach Bearbeitungsstand (z. B. „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“).
Projekt	Eingrenzung auf ein bestimmtes Projekt.
Gesellschaft	Auswahl der betreffenden Organisationseinheit.
Zuständiger	Anzeige von Vorgängen, die bestimmten Nutzern zugewiesen sind.
Gestartet von	Filtert nach dem Nutzer, der den Prozess gestartet hat.
Nur aktive Vorgänge	Blendet abgeschlossene oder stornierte Vorgänge aus.

Hinweis

Bitte beachte, dass nur Benutzer mit entsprechenden Rechten die Funktionen Eingangsrechnung erstellen und E-Rechnung importieren nutzen können.