Protokoll (Rechnungs- und Vertriebsprozesse)
Der Protokoll-Tab dient der zentralen Dokumentation aller externen und internen Kommunikation rund um eine Rechnung oder einen Vertriebsprozess. Hier werden Kontaktpersonen gepflegt und sämtliche Interaktionen – vom Telefonat bis zum Besuch – festgehalten.
Aufbau
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Kontakte | Verwaltung der zum Vorgang gehörenden Ansprechpartner (Haupt- und weitere Kontakte) • Kontakt hinzufügen: öffnet die Kontaktliste zur Zuweisung einer Person |
| Verlauf | Chronologische Liste aller protokollierten Aktionen mit: • Aktionstyp-Icon • Freitext-Notiz • Autor & Datum • Kontaktname • Bearbeiten / Löschen |
Die Einträge sind jederzeit bearbeit- und löschbar.
Protokollaktionen
Beim Anlegen eines neuen Eintrags steht folgende Auswahlliste zur Verfügung:
| Aktionstyp | Beschreibung (Beispiele) |
|---|---|
| Notiz | Interne Information ohne Kontaktbeteiligung |
| Anruf durch Kontakt | Eingehender Telefonanruf |
| Anruf durch Benutzer | Ausgehender Telefonanruf |
| E-Mail erhalten | Eingehende E-Mail |
| E-Mail gesendet | Ausgehende E-Mail |
| Brief/Fax erhalten | Eingehender Brief oder Fax |
| Brief/Fax gesendet | Ausgehender Brief oder Fax |
| Nicht beantwortet | Kontaktversuch ohne Rückmeldung |
| Rückruf durch Kontakt | Kontakt ruft zurück |
| Rückruf durch Benutzer | Benutzer ruft zurück |
| Besuch beim Kontakt | Außendiensttermin beim Kunden |
| Besuch durch Kontakt | Besuch des Kunden beim Unternehmen |
Protokolleintrag anlegen
- Kontakt auswählen (optional) – ein Protokolleintrag kann einem vorhandenen Kontakt zugewiesen werden.
- Aktionstyp wählen – z. B. „E-Mail gesendet“.
- Notiz erfassen – kurze Inhaltsangabe und ergänzende Informationen.
- Speichern – der Eintrag erscheint sofort im Verlauf und ist für alle Berechtigten sichtbar.
Filter: Über das Suchfeld kann der Verlauf nach Stichworten, Kontakt oder Datum durchsucht werden.