Überblick

Eingangsrechnungen durchlaufen in Biquanda einen festgelegten Workflow – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Vorbereitung der Zahlung. Alle abrechnungsrelevanten Informationen werden zentral erfasst und revisionssicher dokumentiert.

Im oberen Bereich der Rechnung sind folgende Informationen zu sehen:

• Prozessname
• Vorgangsnummer
• Status der Rechnung
• Aktueller Zuständiger
• Termin

Oben rechts stehen verschiedene Aktionsbuttons zur Verfügung:

• Wiedervorlage: Der Vorgang kann auf ein zukünftiges Datum vorgemerkt werden.
• Stornierung anfordern: Bei fehlerhaft erfassten Rechnungen kann eine Stornierung eingeleitet werden.
• Workflowbuttons: Bringt die Rechnung in den nächsten Status, z. B. „Prüfen“, „Buchung vorbereiten“ etc.

Fremdwährungen

Wenn man eine Eingangsrechnung in einer Fremdwährung erhält, kann man diese über den Button Fremdwährung definieren. In dem folgenden Detaildialog gibt es folgende Bereiche:

Bereich „Fremdwährung“

Feld	Beschreibung
Land	Auswahl des Landes, in dem die Fremdwährung verwendet wird.
Währung	Name der entsprechenden Fremdwährung (z.B. Euro, Dänische Krone).
Währungskürzel	Kürzel der gewählten Währung (z.B. USD, EUR).

Bereich „Wechselkurs“

Hier werden Beträge und Umrechnungen zwischen Basiswährung (in der Regel EUR) und Fremdwährung angegeben:

Feld	Beschreibung
Wechselkurs (Basiswährung)	In der Regel 1,00 €, d. h. Referenzkurs für den Vergleich.
Wechselkurs (Fremdwährung)	Wechselkurs zum Zeitpunkt der Rechnung, z. B. 1 EUR = 1,09 USD.
Nettobetrag (Basiswährung)	Nettobetrag in Euro (berechnet).
Bruttobetrag (Basiswährung)	Bruttobetrag in Euro (berechnet).
Nettobetrag (Fremdwährung)	Originaler Nettobetrag laut Rechnung in Fremdwährung.
Bruttobetrag (Fremdwährung)	Bruttobetrag laut Rechnung in Fremdwährung.

Integration & Dokumentation

• Projektcontrolling: Die erfassten Beträge fließen automatisch in die Projekt- und Liquiditätsplanung ein.
• Dokumentenablage: Die Rechnung im Originalformat (z. B. PDF) kann im Vorgang abgelegt und eingesehen werden.
• Historie: Alle Änderungen und Statuswechsel werden mit Zeitstempel dokumentiert und bleiben nachvollziehbar.

Mögliche Schritte im Rechnungsprozess

Schritt	Beschreibung
Neue Rechnung	Die Rechnung wurde erfasst, aber noch nicht geprüft.
Rechnungsprüfung	Die sachliche und rechnerische Prüfung wird durchgeführt.
Stornierung angefordert	Die Stornierung der Rechnung wurde angefordert, z. B. bei fehlerhafter Erfassung.
Neue Rechnung zum Buchen	Die Prüfung ist abgeschlossen, die Rechnung ist bereit zur Vorbereitung der Buchung.
Rechnung zum Buchen vorbereitet	Die Zahlungsinformationen wurden geprüft, die Rechnung ist bereit für den Buchungsvorgang.
Rechnung gebucht	Die Rechnung wurde final gebucht und ist zur Zahlung vorgesehen oder bereits verarbeitet.
In Teilzahlung	Ein Teilbetrag der Rechnung wurde bezahlt; weitere Zahlungen stehen noch aus.
Bezahlt	Die Rechnung wurde vollständig bezahlt.
Storniert	Der Vorgang wurde storniert und wird nicht weiter bearbeitet.